1. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, offertes en overeenkomsten die tot stand komen via het online platform www.natuurfutuur.shop of via offertes opgemaakt door de organisator voor deelname aan het event Natuur Futuur, met betrekking tot standformules, aanvullende diensten en event-gerelateerde voorzieningen voor Natuur Futuur.

Door het indienen van een aanvraag via het platform of door ondertekening van een offerte of bevestiging van de offerte via mail verklaart de aanvrager kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en deze te aanvaarden.

Onder “organisator” wordt verstaan: het Agentschap voor Natuur en Bos en/of de door haar aangestelde uitvoerende partner Sylvester Events bv.

Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk bevestigd.

2. Offerteaanvraag en totstandkoming overeenkomst

2.1. Een bestelling via Natuurfutuur.shop geldt als offerteaanvraag en niet als definitieve bestelling.

2.2. De overeenkomst komt pas tot stand na:

• schriftelijke bevestiging van de offerte door de aanvrager, én
• schriftelijke bevestiging door de organisator.

2.3. De organisator behoudt zich het recht voor aanvragen te weigeren overeenkomstig artikel 5 van deze voorwaarden.

2.4. Wanneer de overeenkomst tot stand komt via een schriftelijke offerte van de organisator (buiten het platform om), komt de overeenkomst tot stand na schriftelijke aanvaarding van die offerte door de aanvrager. De aanvaarding van een offerte impliceert tevens de aanvaarding van deze algemene voorwaarden.

3. Prijzen

3.1. Alle vermelde prijzen zijn in euro en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

3.2. Tenzij expliciet anders aangegeven, zijn de vermelde prijzen inclusief:

• transport
• opbouw
• plaatsing
• afbraak

3.3. Bijkomende aanvragen of wijzigingen kunnen aanleiding geven tot een prijsaanpassing.

4. Betalingsvoorwaarden

4.1. Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn vermeld op de factuur.

4.2. Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd conform de wettelijke rentevoet, evenals een forfaitaire schadevergoeding van 15% met een minimum van €500.

4.3. Bij laattijdige betaling behoudt de organisator zich het recht voor de levering of uitvoering op te schorten.

5. Annulatie en beëindiging

5.1 Annulatie door de organisator

De organisator behoudt zich het recht voor om een aanvraag of bevestigde deelname te weigeren of te annuleren, zonder dat hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd is, behoudens in geval van zware fout of bedrog, onder meer maar niet beperkt tot volgende gevallen:

• wanneer de activiteit, positionering of communicatie van de standhouder niet verenigbaar wordt geacht met de visie, waarden of doelstellingen van Natuur Futuur of het Agentschap voor Natuur en Bos;
• bij niet-naleving van deze algemene voorwaarden;
• bij organisatorische, veiligheids- of capaciteitsredenen;

Indien de organisator een bevestigde deelname annuleert nadat reeds betalingen werden uitgevoerd, worden de reeds betaalde bedragen terugbetaald voor zover deze betrekking hebben op nog niet geleverde prestaties. De organisator is niet gehouden tot betaling van enige bijkomende schadevergoeding, winstderving of indirecte schade.

5.2 Annulatie door de standhouder

Indien de standhouder zijn deelname of standplaats wenst te annuleren, dient dit schriftelijk te gebeuren.

In geval van annulatie zijn volgende vergoedingen verschuldigd:

• Annulering tot 18 mei 2026:
  15% van de kostprijs van de gekozen standformule.
• Annulering van 18 mei 2026 tot 17 augustus 2026:
  50% van de kostprijs van de gekozen standformule.
• Annulering vanaf 17 augustus 2026:
  100% van de kostprijs van de gekozen standformule.

Eventuele bijkomende bestellingen (extra’s, maatwerk, technische voorzieningen, catering, etc.) worden afzonderlijk aangerekend indien deze reeds besteld, geproduceerd, gereserveerd of ingepland werden.

De hierboven vermelde bedragen gelden als forfaitaire en onherroepelijke schadevergoeding, zonder afbreuk te doen aan het recht van de organisator om hogere werkelijke schade te bewijzen indien van toepassing.

6. Aansprakelijkheid

6.1. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige indirecte schade, gevolgschade, winstderving of andere immateriële schade.

6.2. De aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.

6.3. De standhouder blijft zelf verantwoordelijk voor:

• zijn materialen
• producten
• personeel
• verzekering burgerlijke aansprakelijkheid

7. Overmacht

In geval van overmacht (zoals maar niet beperkt tot pandemie, overheidsmaatregelen, stakingen, brand, extreme weersomstandigheden, technische storingen, etc.) kan de organisator de uitvoering opschorten of annuleren zonder schadevergoeding verschuldigd te zijn.

Indien het event wordt verplaatst, blijft de overeenkomst geldig voor de nieuwe datum.

8. Gebruik van het platform

8.1. De gebruiker verbindt zich ertoe correcte en volledige informatie te verstrekken bij de offerteaanvraag.

8.2. Misbruik van het platform kan leiden tot weigering van deelname.

9. GDPR en gegevensverwerking

9.1. De persoonsgegevens die via Natuurfutuur.shop worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor:

• verwerking van de aanvraag
• administratieve opvolging
• praktische organisatie van het event

9.2. De gegevens worden verwerkt conform de geldende GDPR-wetgeving.

9.3. De betrokkene heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn gegevens via schriftelijk verzoek.

9.4 De organisator treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie en administratieve afhandeling van het event, tenzij wettelijke bewaartermijnen anders bepalen.

10. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel.